Onboarding de colaboradores: O que é, importância e como fazer

Imagine que você está recebendo um convidado especial em sua casa. Você arruma o ambiente, prepara algo que ele goste, e planeja como fazê-lo se sentir bem-vindo. O onboarding de colaboradores segue a mesma lógica. Agora, pense no oposto: uma recepção sem preparo, com uma casa desorganizada. O convidado se sentirá desconfortável, assim como um colaborador mal recebido.

Como RH, você sabe que a primeira impressão é crucial. Um onboarding bem planejado garante que o novo colaborador se sinta parte da equipe desde o primeiro dia e esteja preparado para contribuir com confiança. Neste artigo, exploraremos a importância do onboarding e como estruturá-lo de forma eficiente para que cada novo membro se sinta valorizado e bem-vindo.

Segundo Afonso (2022) , é um processo que busca facilitar e promover a integração de novos colaboradores no local de trabalho. Sendo assim, é um momento destinado à melhor adaptação, inserção na cultura organizacional, compreensão dos ritos e práticas da empresa e interação com a equipe. 

Desse modo, o onboarding de colaboradores envolve os primeiros passos da jornada do colaborador para a promoção de uma experiência satisfatória. Portanto, esse conjunto de práticas são a chave para garantir uma boa marca empregadora e um alto e-NPS. 

Os impactos do onboarding de colaboradores vão muito além de uma boa recepção. Essas ações iniciais podem impactar positivamente toda a experiência do colaborador, melhorando os resultados da empresa. 

Os primeiros dias de um colaborador em uma empresa são fundamentais para a criação de vínculo entre o funcionário e a organização, bem como para o alinhamento com a cultura. Assim, esses fatores impactam diretamente na satisfação do colaborador e, consequentemente, na retenção dos talentos. 

Segundo um estudo da Brandon Hall Group , empresas que apresentam um processo de onboarding de colaboradores bem estruturado têm uma taxa de retenção de novos contratados 82% maior. Dessa forma, essa pode ser a solução para problemas de altas taxas de turnover ou de quiet quitting.

Segundo Silva, Zaneli e Tolfo (2014), a contratação de novos colaboradores pode impactar a cultura. Desse modo, o onboarding é o momento certo para introduzir ao novo colaborador as práticas, valores e regras da empresa. 

Assim, o onboarding de colaboradores bem estruturado também possibilita o fortalecimento da cultura organizacional, possibilitando uma integração rápida na cultura da empresa para 79% dos entrevistados. 

O engajamento dos colaboradores está intimamente relacionado com o sucesso do onboarding. Desse modo, o onboarding de colaboradores permite a criação de vínculo do novo colaborador com a organização, tendo como consequência menor absenteísmo e maior desempenho. 

Com isso, segundo um estudo da Vlerick Talmundo , 73% das empresas entrevistadas percebem o aumento do engajamento dos colaboradores quando há um onboarding estruturado. 

92% das empresas acreditam que colaboradores são os embaixadores mais eficientes de uma empresa, promovendo a imagem da empresa de forma orgânica por suas próprias vivências. Sendo assim, o cuidado com os colaboradores que ocorre com o onboarding é uma forma de fortalecer a imagem da empresa como marca empregadora, facilitando o recrutamento de novos talentos.  

Ter um período de adaptação permite que o colaborador tenha uma maior percepção de suporte e maior segurança para a execução das atividades. Portanto, o onboarding de colaboradores aumenta a proficiência dos funcionários em suas atividades de forma mais rápida, reduzindo erros e melhorando os resultados. 

O onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, já na comunicação de aprovação do candidato. Esse momento inicial é crucial, pois o novo colaborador começa a formar suas primeiras impressões sobre a empresa e cria expectativas sobre sua experiência futura. 

Portanto, é essencial estruturar o onboarding de colaboradores de forma estratégica desde o primeiro contato. Cada interação, desde a oferta de emprego e o primeiro dia, até o fim do período de experiência deve ser planejada com cuidado para alinhar as expectativas, transmitir a cultura da empresa e garantir que o novo colaborador se sinta bem-vindo e preparado para iniciar sua jornada. 

Antes de começar a planejar o onboarding, é fundamental entender os pilares que sustentam essa prática. Um onboarding eficaz deve ser construído sobre quatro fundamentos essenciais:

• Clareza: Este é o momento crucial para alinhar expectativas. O novo colaborador precisa compreender claramente suas responsabilidades, o impacto de seu cargo e os objetivos que deve alcançar. Isso evita confusões e garante que ambos os lados estejam na mesma página desde o início.

• Cultura: Integrar o novo colaborador na cultura da empresa é essencial para fortalecer a missão, visão e valores que guiam a organização. Um onboarding de colaboradores bem estruturado ajuda o colaborador a entender e se alinhar à cultura, promovendo uma maior coesão e identificação com os objetivos da empresa.

• Conformidade:  É vital que o novo colaborador esteja ciente das normas, processos e condutas éticas que regem a organização. Isso não só garante a conformidade com as políticas internas, mas também ajuda a evitar divergências e a manter um ambiente de trabalho harmonioso e produtivo.

• Conexão: Fazer com que o colaborador se sinta bem-vindo e conectado à equipe é um fator determinante para sua satisfação e retenção. Criar oportunidades para que ele construa relacionamentos e se sinta parte do time desde o primeiro dia impacta positivamente seu engajamento e desempenho a longo prazo.

Planejar o onboarding de colaboradores com esses quatro pilares em mente garante que o novo colaborador tenha uma experiência positiva e produtiva, alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Assim, você pode seguir para os próximos passos. 

O primeiro momento do onboarding é o alinhamento e direcionamento, em que o RH deve acolher o novo funcionário e apresentar o calendário de onboarding. Isso pode ser feito em uma reunião rápida, apontando os próximos passos e tirando eventuais dúvidas. 

Nesse momento, você também pode dar as boas vindas ao colaborador e compreender quais são as expectativas que ele tem em relação ao cargo e a empresa. Assim, é possível direcionar apresentar essas expectativas para a liderança para melhor proveito do onboarding de colaboradores. 

Para integrar plenamente o novo colaborador, é essencial oferecer uma visão abrangente da organização. Desse modo, uma estratégia eficaz é agendar reuniões com representantes de cada área. Isso permite que o novo funcionário conheça as funções específicas de cada setor e compreenda como elas se interconectam para o sucesso da empresa. Essa abordagem não só amplia a visão do colaborador sobre a empresa, mas também facilita a identificação de quem ele pode procurar para obter ajuda em eventuais desafios, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e integrado.

Se a sua empresa opera presencialmente, um tour pelos espaços físicos da organização é igualmente importante. Esse passeio não só ajuda o novo colaborador a se familiarizar com o ambiente, mas também contribui para sua adaptação e acolhimento, tornando-o mais confortável em seu novo espaço de trabalho.

Os treinamentos iniciais são fundamentais para preparar o colaborador para suas responsabilidades na organização. Esses treinamentos devem ser focados em desenvolver competências essenciais para o sucesso no cargo. Isso inclui capacitações para o uso de ferramentas e tecnologias específicas, bem como a compreensão das práticas internas, como feedbacks, Planos de Desenvolvimento Individual (PDIs) e reuniões.

Além disso, é crucial investir no desenvolvimento de soft skills como comunicação, trabalho em equipe e orientação para resultados. Essas habilidades interpessoais são essenciais para a integração eficaz do colaborador, permitindo que ele se adapte melhor à cultura da empresa e contribua de maneira significativa para o sucesso coletivo.

Desse modo, considerando a alta quantidade de treinamentos nesse período, contar com uma plataforma que reúna esses recursos em um só lugar pode tornar esse processo mais fácil, intuitivo e dinâmico.  

Garantir a proximidade da liderança com o novo colaborador é um fator decisivo para uma adaptação eficaz e para a obtenção de resultados superiores. Isso cria um ambiente de suporte que facilita a integração do colaborador e o ajuda a se sentir valorizado e confiante em seu novo papel.

Portanto, é fundamental que a liderança realize reuniões regulares de acompanhamento, avalie as entregas e ofereça feedbacks frequentes. Essas práticas não só ajudam o colaborador a ajustar-se rapidamente às demandas do cargo, mas também promovem um ciclo contínuo de aprendizado e melhoria. 

É natural que um novo colaborador chegue cheio de entusiasmo e motivação para iniciar suas atividades. No entanto, é crucial reconhecer que o período inicial de desenvolvimento e adaptação é determinante para o sucesso a longo prazo. 

Para maximizar o potencial desse período, oriente o líder a monitorar de perto o ritmo de progresso do colaborador. À medida que ele demonstra mais segurança e familiaridade com suas responsabilidades, elas podem ser aumentadas gradativamente. Essa abordagem progressiva não apenas ajuda a evitar sobrecarga, mas também garante que o colaborador se sinta apoiado e capacitado para assumir desafios maiores.

55% das organizações não medem a eficácia do onboarding , segundo a HR Chief. Então como você vai melhorar algo se não pode medi-lo? Por isso, utilizar indicadores e pesquisas para acompanhar o sucesso do seu onboarding de colaboradores é fundamental. Não medir é como dirigir no escuro; indicadores são o farol que ilumina o caminho para um onboarding cada vez mais eficaz e estratégico.

A avaliação de experiência é um instrumento crucial para medir o desempenho do novo colaborador após o término de seu período de experiência. Esse tipo de avaliação fornece uma visão clara dos resultados alcançados e da eficácia do colaborador durante essa fase inicial. 

Na impulseup, você encontra modelos prontos de avaliações de experiência, o que facilita e automatiza esse processo. Essa automação não só economiza tempo, mas também oferece dados valiosos que podem ser usados para melhorar continuamente o processo de onboarding. 

O turnover de novos colaboradores pode significar um onboarding ineficiente, de modo que não houve uma boa integração. Assim, o RH deve investigar as causas de saída e atuar sobre elas, promovendo uma melhora contínua.

Avalie quanto tempo os novos colaboradores levam para atingir níveis de produtividade completos ou desejados. Um onboarding eficiente reduz o tempo que um novo colaborador leva para se tornar plenamente produtivo. Assim, organizações com onboarding forte alcançam maior produtividade​. 

Realize pesquisas de satisfação e feedbacks qualitativos com os novos colaboradores ao longo do processo de onboarding. O feedback direto ajuda a identificar áreas de melhoria no processo de onboarding e a ajustar a experiência para futuros colaboradores.

Use ferramentas de medição de engajamento para avaliar como os novos colaboradores estão se integrando à cultura da empresa. A integração cultural é vital para o alinhamento dos novos colaboradores com os valores e objetivos da empresa, influenciando diretamente seu engajamento e desempenho a longo prazo.

Desse modo, o onboarding é mais do que uma simples integração; é a base para o sucesso de novos colaboradores. Um processo bem planejado melhora a retenção, produtividade e engajamento, alinhando rapidamente os novos talentos aos objetivos e à cultura da empresa. Assim, ao medir e ajustar constantemente o onboarding, as organizações garantem uma experiência positiva, que não só prepara os colaboradores para suas funções, mas também contribui de forma significativa para o crescimento e sucesso da empresa a longo prazo.

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